Dopo gli approfondimenti dedicati al ruolo delle partnership PPPNP nel sistema scolastico e un esempio di laboratorio formazione-intervento sviluppato in alcuni istituti, ecco il terzo contributo dedicato al tema della scuola come bene comune e ai progetti innovativi nel campo dell’istruzione e dell’educazione. In questo articolo i professionisti di Pares ci raccontano l’esperienza dei laboratori di formazione-intervento finalizzati ad accrescere le competenze digitali dei gruppi di lavoro. Anche grazie alle novità introdotte dalla Legge 107/2015 (“Buona Scuola”) e dalle indicazioni del Piano Nazionale Scuola Digitale, infatti, i cambiamenti nella e della scuola risultano strettamente connessi alle grandi trasformazioni che stanno interessando in questi anni la società nel suo complesso dal punto di vista digitale.
Il metodo
Per cambiare le modalità organizzative, lavorare con stile collaborativo, comunicare i propri progetti e servizi, attivare alleanze tra istituti, promuovere collaborazioni con altre organizzazioni pubbliche e private, è decisivo introdurre e utilizzare con competenza gli strumenti digitali.
Con le modalità workshop e project work, abbiamo sperimentato la realizzazione di laboratori di formazione-intervento finalizzati ad accrescere le competenze digitali dei gruppi di lavoro, nella piena consapevolezza che le tecnologie vadano ormai considerate una componente fondamentale della cassetta degli attrezzi di ogni organizzazione. Un’organizzazione che collabora con altre organizzazioni, oggi, non può esimersi da fare affidamento su gruppi di project management che padroneggino strumenti digitali per la comunicazione veloce, per la condivisione di documenti, per il lavoro a distanza, per la scrittura collaborativa a più mani.
Tenendo conto, di volta in volta, dei diversi contesti, abbiamo elaborato proposte modulari, costruite attingendo liberamente da un catalogo di strumenti che, nella nostra esperienza, si sono rivelati i più utili e curati. Inoltre, abbiamo utilizzato i medesimi strumenti per arricchire la prima esperienza descritta (il laboratorio Progettare in partnership). Con particolare riferimento alle scuole, è bene sottolineare che gli strumenti descritti sono utili, oltre che per il lavoro collaborativo tra colleghi e con operatori di altre organizzazioni, anche per il lavoro con gli alunni.
Il catalogo
I criteri seguiti per costruire il catalogo sono stati da una parte la gratuità degli strumenti, dall’altra la disponibilità di versioni mobile. Di seguito una descrizione degli strumenti digitali censiti, utili secondo noi alle organizzazioni che intendono attivare competenze di project management, con una indicazione delle principali potenzialità e delle criticità.
WhatsApp
Si tratta della più famosa e utilizzata applicazione di messaggistica istantanea. Dal momento della registrazione è possibile scambiare con tutti i contatti della propria rubrica iscritti al servizio testo, immagini, video, audio e posizioni GPS in conversazioni uno-a-uno o di gruppo. Da pochi mesi è stata inserita la possibilità di effettuare chiamate audio fra due utenti. È notizia di poche settimane fa che la richiesta di un contributo annuale per l’iscrizione di 0,89€ verrà presto eliminata allineando l’applicazione, almeno da questo punto di vista, alla concorrenza.
Per l’utilizzo in staff di lavoro, sono disponibili i normali gruppi e le cosiddette liste “broadcast”. Entrambe le opzioni permettono di inviare messaggi a più destinatari, con la differenza che nei gruppi tutti leggono i messaggi di tutti, mentre le liste broadcast permettono a chi le crea di inviare un messaggio a più destinatari contemporaneamente, proseguendo poi la discussione in comunicazioni uno a uno.
WhatsApp si caratterizza anche per una manciata di difetti che la rendono meno utile di altre applicazioni per chi vorrebbe utilizzarla nel contesto scolastico. Innanzitutto, non è possibile scambiare tipologie di documenti diverse da quelle già citate quindi, per esempio, niente scambio rapido di documenti Word, Excel, Powerpoint, ZIP…solo foto, video e audio. Inoltre il servizio che permette di seguire le conversazioni su computer tramite browser, lanciato da pochi mesi, si appoggia comunque al telefono, non svincolando l’utente dalla necessità che esso sia acceso e connesso alla rete. Infine, WhatsApp non è un’applicazione cloud based, questo significa che i messaggi non sono salvati in remoto, ma solo sui telefoni di chi partecipa alla conversazione. In linea di principio questo potrebbe sembrare un vantaggio per la privacy, ma ha l’importante effetto collaterale di rendere i messaggi inaccessibili da altre piattaforme. Poter seguire le conversazioni su tablet e computer, anche a telefono spento, avrebbe una grande utilità, soprattutto se a questa possibilità unissimo quella di inviare documenti di qualunque tipo dalle cartelle del computer.
Telegram
WhatsApp è stata un’importantissima apripista ma, come abbiamo visto, presenta alcuni difetti non facilmente trascurabili.
Un’alternativa che sta conquistando grande seguito è Telegram, servizio di messaggistica nato nel 2013 e che in soli due anni ha raggiunto l’importante cifra di dieci miliardi di messaggi scambiati quotidianamente. Pochi rispetto al più famoso rivale, ma significativi se si pensa a quanto recente sia stato il suo debutto. Telegram ha un funzionamento di base molto simile a quello di WhatsApp, ma senza i suoi difetti.
Per quello che interessa i nostri scopi è importante sottolineare che Telegram permette di inviare file di qualunque tipo con dimensione massima di 1,5GB e che, essendo cloud based, permette di seguire le proprie conversazioni, anche a telefono spento, da tablet e computer, tramite applicazione o browser. Queste due funzioni, prese nel loro complesso, rendono Telegram un efficace sostituto dell’email, permettendo di inviare file di qualunque tipo trascinandoli semplicemente da una cartella del computer per trovarli disponibili su tutti gli altri dispositivi. È inoltre possibile utilizzare hashtag, anteponendo il classico simbolo # alla parola chiave, e citare utenti specifici utilizzando il simbolo @ prima del nome utente. Tutto questo, unito al motore di ricerca interno all’applicazione, permette di recuperare facilmente i messaggi relativi a un determinato argomento o scritti da uno specifico utente. Quando le conversazioni crescono fino a contenere centinaia, e poi migliaia, di messaggi la comodità diventa evidente ed è sufficiente un accordo tra colleghi sull’utilizzo di determinati hashtag per avere conversazioni ordinate e facilmente ricercabili.
Skype
Divenuta ormai da qualche tempo proprietà di Microsoft, Skype è probabilmente l’applicazione per videochiamate più conosciuta. Disponibile su tutti i sistemi operativi desktop e mobili funziona sia come applicazione di messaggistica istantanea cloud based, con la possibilità di scambiare file di qualunque tipo, sia come client per videochiamate che possono coinvolgere fino a 25 utenti. Uno strumento molto potente, che rende più semplice, ad esempio, il coordinamento a distanza di gruppi di colleghi impegnati su uno stesso progetto.
Google Keep
Keep è un servizio lanciato da Google nel 2013, disponibile su smartphone Android e iOS e su qualunque sistema operativo desktop tramite browser. Si caratterizza per un’interfaccia minimale, che permette in un paio di click (o di tocchi) di scrivere una nota testuale, fotografica, vocale o un elenco. È possibile categorizzare le note in maniera generica colorandone lo sfondo oppure, in maniera molto più specifica, etichettandole con un sistema di tag personalizzabili. Ogni nota può diventare un promemoria attivabile in un determinato orario o quando si raggiunge un determinato luogo e, infine, può essere condivisa con altri utenti iscritti al servizio che, da quel momento, possono modificarla a piacimento.
Naturalmente è presente un motore di ricerca interno.
Evernote
Nata nel 2008, questa piattaforma è andata via via evolvendosi in una delle più versatili e complete presenti sul mercato ed è oggi accessibile tramite browser, applicazioni dedicate per Windows, Mac e tutti i sistemi operativi mobili.
Il servizio, completamente cloud based, permette di taggare le note tramite parole chiave e di raccoglierle in taccuini organizzabili gerarchicamente. I due sistemi, utilizzati in sinergia, permettono di fare ordine tra i propri appunti in maniera tanto personalizzata quanto dettagliata. Le note possono contenere qualunque tipo di materiale, ed è presente un editor di testo piuttosto sofisticato, che permette di modificare carattere, inserire tabelle, elenchi puntati, numerati, rientri…
In molti casi Evernote è in grado di sostituire efficacemente programmi di scrittura professionali come Word. Ogni nota può contenere allegati di qualunque tipo, può essere condivisa sui principali social network e con l’applicazione per smartphone e tablet è perfino possibile scannerizzare documenti utilizzando la fotocamera. Oltre a un potente motore di ricerca Evernote contiene anche un sistema di chat che consente di comunicare con i propri colleghi senza uscire dalla nota su cui si sta lavorando. Sono presenti piani a pagamento che ampliano le funzioni disponibili, ma quanto offerto dalla versione gratuita è più che sufficiente a soddisfare le esigenze anche di gruppi numerosi.
Google Docs
La suite made in Google, che comprendeva originariamente software per l’editing di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e per la costruzione di questionari da somministrare online, ha conquistato negli anni un supporto crescente fra gli utenti, soprattutto grazie alle inedite possibilità messe a disposizione per il lavoro collaborativo. La caratteristica che ha fatto il successo di questa suite è infatti quella di poter lavorare a più mani e contemporaneamente sullo stesso file. Ogni utente può accedere autonomamente al documento condiviso e tutti vedranno sul proprio schermo un cursore colorato che ne identifica la presenza. Ogni modifica verrà riportata in tempo reale sullo schermo di tutti i partecipanti, senza che si creino conflitti tra versioni e, grazie alla cronologia delle modifiche generata automaticamente, senza che si perda il filo e l’ordine dei vari interventi. Nella stessa schermata del documento è disponibile un sistema di chat che permette di comunicare in tempo reale con tutto il gruppo di lavoro.
Nel tempo il servizio è stato completamente integrato nel cloud storage Google Drive, e si è evoluto con l’aggiunta di numerose funzioni. In particolare è ora possibile legare al proprio account numerosi plug-in, che ampliano le possibilità offerte dalla piattaforma. Ne esistono davvero di tutti i tipi, da quello per la creazione automatica di bibliografie, a quello per l’inserimento rapido dei caratteri accentati, a quelli che permettono di inserire nel testo parti evidenziate, note, formule matematiche e spartiti musicali. La scelta è davvero sconfinata e l’approccio modulare permette a ognuno di ritagliarsi uno strumento calibrato alla perfezione sulla base dei propri bisogni.
Considerata la sua natura collaborativa, e l’impostazione fortemente orientata al web di tutti i servizi Google, non esistono versioni dei programmi da scaricare e installare sul proprio computer.
Documenti, Fogli e Presentazioni (questi i nomi degli applicativi) sono scaricabili su smartphone e tablet Android e iOS, e sono utilizzabili sia online che offline. Su computer la situazione è solo un poco più complessa, dato che l’accesso avviene unicamente tramite browser. Fortunatamente anche questi ultimi sono cresciuti negli anni e utilizzando Chrome, il browser di Google, è possibile abilitare la modifica offline dei documenti salvati, che verranno poi sincronizzati con la copia presente in remoto non appena sarà disponibile un accesso alla rete. Naturalmente in questo modo si perdono le possibilità di lavoro collaborativo, ma si tratta comunque di una funzionalità piuttosto utile quando ci si trova a dover lavorare in situazioni in cui la copertura wifi non è disponibile.
Servizi di Cloud Storage
La diffusione della banda larga, pur con tutti gli squilibri geografici che conosciamo, ha permesso al web di effettuare un enorme salto in avanti rispetto alla complessità delle operazioni che è possibile svolgere da remoto. Filmati in alta definizione, streaming televisivo e musicale, la costruzione di siti ricchi di immagini, video e altri elementi multimediali sono la punta di un iceberg che, alla base, si poggia sulla possibilità di scambiare file di grosse dimensioni con server esterni in tempi molto rapidi. I servizi di cloud storage sfruttano queste possibilità per offrire uno spazio sicuro online in cui depositare i propri file, mettendoli al riparo dai guasti, o dal furto, del dispositivo origine dei dati e rendendoli disponibili da qualunque supporto connesso alla rete, sia esso un computer, uno smartphone o un tablet. L’offerta in questo campo è molto ricca, con servizi che mettono a disposizione piani gratuiti e a pagamento adatti davvero a ogni esigenza.
Noi utilizziamo quotidianamente Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox, strumenti che segnaliamo per la loro affidabilità e per l’integrazione nativa con i servizi di editing dei documenti online. Questo significa che accedendo al proprio storage online tramite browser e aprendo un qualunque documento di testo, foglio di calcolo o presentazione si verrà automaticamente rimandati al rispettivo programma per la modifica su Office Online (per Dropbox o OneDrive) o a Google Docs. Ognuno di questi strumenti, infine, permette di condividere i file con altri utenti, il salvataggio automatico delle foto e dei video catturati tramite smartphone e tablet e, in alcuni casi, è addirittura possibile conservare una cronologia delle modifiche effettuate ai materiali salvati, così da rimediare facilmente a cancellazioni accidentali o recuperare versioni precedenti di specifici documenti.
Chiudiamo la nostra cassetta degli attrezzi parlando della creatura di Mark Zuckerberg, divenuta parte della routine quotidiana di molti di noi. Al di là del suo utilizzo principale, la condivisione di pensieri privati o meno associati eventualmente a link e immagini, Facebook offre alcuni strumenti utili al lavoro collaborativo sotto forma di “Gruppi”. Queste speciali pagine, che possono essere impostate per l’accesso libero o su invito, permettono di condividere facilmente comunicazioni e materiali con gruppi specifici di persone. Oltre alle possibilità classiche offerte dalla piattaforma, legate allo scambio di testi, immagini e video, nei gruppi è possibile condividere file caricandoli direttamente dal proprio computer (con un limite massimo di 25MB per file) o collegandosi al proprio Dropbox, in questo caso senza limiti alle dimensioni.
Facebook non nasce come network per il lavoro, e questo si riflette nell’offerta tutto sommato modesta di strumenti ad esso dedicati. Non bisogna però dimenticare il vantaggio più grande di questa piattaforma, ovvero il suo numero di utenti. Implementare nuovi strumenti di lavoro nelle scuole non sempre è facile e certamente richiede tempo, una risorsa spesso limitata. Facebook offre strumenti di lavoro minimali, è vero, ma lo fa in un ambiente che con molta probabilità è già conosciuto e padroneggiato dai componenti del gruppo e questo permette di saltare tutta la fase di iscrizione alla piattaforma e apprendimento del suo funzionamento. Un vantaggio non da poco.