Processi partecipativi ibridi: si può fare, ma non è una passeggiata

Le attività in presenza stanno rapidamente tornando a crescere. Gli incontri partecipativi devono però ancora rispettare condizioni di sicurezza elevate per poter essere effettuati dal vivo, e anche per questo alcune persone preferiscono i collegamenti da remoto. Se dunque in molti cresce il desiderio di potersi vedere dal vivo, di poter tornare a confrontarsi, discutere, ragionare in ambienti fisici, per altri l’online resta la scelta primaria. Si possono conciliare queste dimensioni attraverso processi partecipativi ibridi?

Offline e online, una convivenza destinata a durare

In queste settimane si assiste ai primi momenti partecipativi in presenza, si progettano i prossimi incontri da tenersi lungo l’estate e alla ripresa autunnale. Contemporaneamente lavorare e incontrarsi online – un incredibile esperimento collettivo determinato dalla emergenza sanitaria – mette in luce i suoi vantaggi: meno tempo per gli spostamenti, possibilità di partecipare da remoto, funzionalità tecnologiche spesso più che accettabili. Si pone dunque un problema di coordinamento tra forme di partecipazione in presenza e forme di partecipazione online. Si tratta di un tema che intreccia aspetti metodologici, tecnologici e operativi da curare con attenzione per rendere efficace e funzionale ogni incontro che voglia promuovere partecipazione. In questo contributo proviamo a ragionare su complessità e possibili accorgimenti.

Criticità dalle esperienze sul campo

Alcune esperienze possono aiutarci a chiarire alcune difficoltà incontrate nel realizzare interventi che prevedevano di intrecciare modalità offline e modalità online. In particolare considereremo un incontro formativo, un ciclo di incontri di consulenza e un’esperienza di  co-progettazione di un’agenda digitale locale.

Formazione

Un’esperienza formativa rivolta ad un gruppo di figure che ricoprono ruoli di coordinamento ha messo in luce alcune difficoltà nella conduzione di sessioni formative relative a sistemi di gestione organizzativi, condotte con modalità prevalentemente frontali. Circa due terzi delle persone erano presenti nello stesso spazio fisico in cui la docente teneva la lezione formativa, mentre un terzo partecipava da remoto, dalle diverse sedi operative dell’organizzazione. Mentre la parte espositiva è risultata tutto sommato agevole (le slide proiettate venivano rese disponibili online), la parte di confronto, di scambio e di interazione è risultata piuttosto difficile.

Le persone collegate da remoto – a causa delle connessioni scadenti –  non riuscivano a partecipare con continuità. Inoltre si è posto un problema di asimmetrica percezione del gruppo: mentre la proiezione sullo schermo in sala dei volti delle persone connesse da remoto dava alle persone in presenza il senso del gruppo coinvolto, non era così per le persone da remoto, che non riuscivano a percepire il gruppo e faticavano a individuare le persone che di volta in volta prendevano la parola. I partecipanti in presenza e quelli a distanza, salvo tecnologie più avanzate di quelle normalmente disponibili, non si vedono, non percepiscono la presenza reciproca, faticano a tenere conto di chi non è nel proprio contesto e non è facile fornirsi feedback reciproci nella contemporaneità di una sessione formativa online e offline sincronta.

Anche la conduzione non è risultata agevole, la docente doveva gestire la condivisione dei contenuti e i passaggi tecnici. La richiesta di supporto tecnico aveva l’effetto di spezzare l’andamento della formazione, mentre la presenza di una seconda persona incaricata della co-conduzione e del supporto tecnico avrebbe facilitato una fruizione più fluida delle modalità ibride.

Consulenza

Una seconda esperienza fa riferimento ad un ciclo di quattro incontri con il gruppo dirigente di una impresa sociale con l’obiettivo di mettere a punto le linee programmatiche per il prossimo triennio. La consulenza prevedeva una partecipazione guidata attraverso la tecnica Guizzo ¹ con il supporto di Miro (lavagna digitale collaborativa). La difficoltà è sorta quando parte delle persone coinvolte (sei su dieci) si sono connesse dalla sede, trovandosi in presenza nella sala riunioni non attrezzata, mentre le altre quattro persone erano connesse da sedi diverse. Anche la consulente era connessa da remoto.

Le attività di scrittura individuale – non disponendo ciascuna persona di un proprio computer – e di scrittura in coppia, sono state realizzate scrivendo su fogli di carta, fotografati e inviati via whatsapp ad una collega più esperta che provvedeva a caricarli su Miro, mentre le persone che partecipavano da remoto utilizzavano direttamente Miro. Quando è stato necessario fare i sottogruppi (coppie di approfondimento), le persone in presenza si sono distribuite in uffici diversi, mentre le persone che partecipavano online sono entrate nelle stanze di Zoom. Oltre alle difficoltà di regia, non è stato agevole condividere il procedere delle riflessioni via via appuntate su Miro. La mancanza di microfoni, casse per l’amplificazione e di una videoproiettore per le sessioni in plenaria ha comportato soluzioni di fortuna.

Incontro dopo incontro si è osservato un certo adattamento alle modalità di lavoro: computer condivisi tra due o tre persone, utilizzo più spigliato di Miro, costituzione di un gruppo temporaneo di WhatsApp dedicato al ciclo di incontri, supporto stabile e riconosciuto da parte della collega più esperta. Anche in questo caso la modalità ibrida ha messo in luce l’esigenza di competenze versatili per favorire adattamenti sufficientemente accettabili e la necessità di conduzioni condivise.

Co-progettazione

Una terza esperienza riguarda la conduzione di un workshop di co-progettazione per la definizione di proposte utili alla redazione di un’Agenda digitale locale. L’incontro, avvenuto in modalità ibrida, era l’ultimo di una serie di sei appuntamenti e seguiva i precedenti cinque momenti, partecipati da pubblici diversi, svolti invece online. Il workshop aveva un duplice obiettivo, da una parte informare le persone presenti sul percorso svolto sino a quel punto e sulle tante idee emerse nel corso dei cinque appuntamenti precedenti, dall’altra raccogliere ulteriori spunti e proposte per ampliare il pacchetto di contributi da integrare nel documento. Anche in questo caso si è scelto di utilizzare Guizzo come strumento per favorire la partecipazione, sia per la sua natura agile e attivante, sia per la possibilità di allestire i materiali e gli spazi necessari nella doppia modalità da remoto e in presenza.

Online la struttura a quattro quadranti di Guizzo, utile ad ospitare i lavori dei gruppi, è stata creata utilizzando Miro e preparando uno schema per ogni questione da affrontare; nel contesto dell’auditorium dei grandi fogli di carta da pacco, divisi in quattro sezioni, sono stati appesi alle pareti e completati utilizzando fogli più piccoli, in formato A4, e post-it di diversi colori. La prima parte dell’incontro si è svolta in maniera piuttosto fluida e ha visto la consulente raccontare alla decina di persone presenti presso l’auditorium e alla decina collegata tramite Zoom la storia del progetto e lo stato di avanzamento del processo co-progettuale. Un proiettore consentiva a chi era in sala di osservare i volti di chi era attivo su Zoom, mentre una webcam puntata verso le sedie occupate permetteva il processo inverso; questa configurazione era resa più efficace dalla precedente richiesta di non disperdersi all’interno della sala ma di occupare i posti del settore centrale, mantenendo comunque le distanze necessarie nella situazione sanitaria corrente e rendendo più semplice la predisposizione dell’inquadratura.

Di gestione più difficoltosa si è rivelata la fase successiva, quella del lavoro in piccoli gruppi. Nella situazione che stiamo documentando gli strumenti di lavoro erano stati predisposti per consentire a chi era in presenza di utilizzare i materiali cartacei, a chi era in collegamento remoto di utilizzare la lavagna su Miro e di tirare poi insieme le fila nella fase conclusiva, nuovamente in plenaria. Purtroppo lo spazio fisico dell’auditorium, un’unica stanza di grandi dimensioni, non ha permesso al facilitatore che ha seguito il lavoro dei gruppi online di spostarsi in uno spazio dedicato generando così una sovrapposizione di voci e rumori tra i due gruppi all’opera che ha reso difficoltoso, per chi era online, trovare la dovuta concentrazione. Il momento della restituzione in plenaria, invece, è stato complicato dalla mancanza di una dotazione di strumenti adeguata, in particolare l’assenza di un microfono funzionante e di casse adeguatamente posizionate per evitare il fastidioso effetto Larsen ha minato in maniera significativa i tentativi di comunicazione tra le due parti di uditorio.

L’analisi di queste esperienze pone l’attenzione sulla necessità di allestire con cura tanto gli strumenti di lavoro previsti per le modalità online e offline quanto lo spazio fisico in cui l’evento ibrido avrà luogo. È importante infatti che la dotazione audio sia studiata per consentire a tutte le persone presenti e a quelle collegate da remoto di fruire di una comunicazione audio pulita e dal volume adeguato, mentre la strumentazione video dovrebbe cercare di produrre una percezione quanto più possibile completa di ciò che sta avvenendo nei diversi livelli di partecipazione attivi, così da evitare confusionarie sovrapposizioni di voci. Fondamentale, naturalmente, è il ruolo di chi facilita l’incontro nel garantire una gestione efficace dei turni di parola e dei focus di attenzione, con l’obiettivo di mantenere allineati due processi che, per risultare fruttuosi, devono riuscire a svilupparsi il più possibile in armonia.

Non c’è una sola forma di partecipazione ibrida

Se diciamo “momenti di partecipazione ibridi” possiamo intendere forme diverse di mescolanza fra attività in presenza e attività online, che modulano in modo differente tempi e spazi (setting) dell’interazione tra i partecipanti (cfr. figura 1).

Eventi con sovrapposizione di offline e online

Una prima modalità di integrazione online / offline è la “sovrapposizione”: l’attività proposta avviene in un luogo fisico in cui sono presenti un certo numero di persone che vi prendono parte e la stessa attività viene resa accessibile anche a persone che vi prendono parte da remoto. Si può dire, in questo caso, che tutte le persone – sia quelle in presenza sia quelle da remoto –  condividono la stessa situazione ² nello stesso momento, partecipando a setting e spazi di interazione il più possibile comunicanti se non addirittura sovrapposti o comuni.

Notiamo subito che la tipologia di attività rende gli effetti di coinvolgimento molto diversi. Come si fruisce un concerto, una conferenza, un convegno realizzato in modalità ibrida contemporanea? Nella nostra esperienza abbiamo notato che questa modalità ibrida può funzionare bene in occasione di eventi “frontali”, che non richiedono molta attivazione da parte dei partecipanti. Invece, le attività formative svolte con questa modalità possono essere più o meno efficaci a seconda del grado di partecipazione richiesto, delle metodologie proposte e dal conseguente lavoro di progettazione dell’esperienza.

Certamente, infine, fare consulenza con piccoli gruppi di persone con questa modalità può funzionare, anche se – come vedremo – qualche accortezza è necessaria. Invece, come evidenziato nella nostra esperienza, è risultato molto più complesso animare momenti partecipativi e di co-progettazione che richiedono un alto grado di interazione tra i partecipanti.

Eventi sincroni con setting distinti

Non sempre gli ambienti disponibili sono strutturati per facilitare forme di partecipazione ibrida e sovrapposta e le strumentazioni tecnologiche non sempre sono sufficientemente performanti. In occasione di eventi con un certo numero di persone, che dispongono di tecnologie di base e che sono desiderose di partecipare attivamente, o a cui viene richiesto un certo grado di ingaggio, una soluzione adottabile è quella della separazione dei setting.

Una parte dell’evento può essere svolta in forma congiunta “sovrapposta” (ad esempio le parti di interazione più frontali), mentre le attività che richiedono un elevato grado di attivazione vengono svolte separando i partecipanti online da quelli in presenza, in setting di lavoro differenti. Ad esempio, nel caso di un convegno, gli interventi istituzionali e le relazioni introduttive vengono promosse in modalità sincrona curando la trasmissione online così che possano essere seguiti da chi è connesso in remoto. Le sessioni di lavoro in parallelo invece, vengono realizzate con modalità distinte per chi è in presenza e per chi è online. Può essere poi previsto un momento conclusivo di nuovo in forma congiunta, che consenta la restituzione dei lavori in sottogruppi sia alle persone fisicamente presenti nello spazio del convegno, sia alle persone connesse.

Eventi separati

Un’altra possibilità per ibridare presenza e distanza è quella di replicare l’attività che si vuole realizzare in tempi diversi e setting completamente separati. Si tratta di una soluzione che, da un lato, consente di ampliare la partecipazione e, dall’altro, rende più agevole la gestione operativa. In particolare questa modalità è efficace se si hanno a disposizione poche figure di facilitazione e si intende promuovere un elevato coinvolgimento con gruppi estesi di partecipanti, alcuni dei quali parteciperanno in presenza, altri da remoto, in eventi separati.

Separando i gruppi e replicando i momenti si agevola l’animazione ed è possibile adottare accorgimenti operativi per garantire continuità e raccordo tra i diversi gruppi. Ad esempio, una soluzione efficace potrebbe prevedere di filmare alcuni momenti, come le fasi di apertura e le fasi di restituzione del primo gruppo, così da poterle utilizzare nel secondo gruppo come materiale introduttivo del momento di lavoro e di condivisione delle conclusioni. Inoltre, filmando alcuni passaggi anche del secondo momento, diventerà poi agevole produrre una documentazione che abbia la funzione di ricomporre il senso complessivo di un evento realizzato in più passaggi successivi.

Eventi asincroni con setting comune

Rinunciando alla possibilità di garantire la sincronia della partecipazione online e offline, è possibile strutturare incontri che si sviluppano su sessioni separate ma con lo stesso setting. Pensiamo a contesti dove “l’officina di lavoro” ha un’importanza centrale per il percorso che si sta affrontando e quindi è necessario che i due diversi gruppi convergano sullo stesso strumento, sulla stessa metodologia e sullo stesso prodotto finale.

Un esempio può essere la fase di proposta di un bilancio partecipativo, dove tutte le proposte di miglioramento di un territorio devono necessariamente confluire nello stesso contenitore, ad esempio un sito web dedicato. O un momento di ideazione dove le idee emerse in presenza vengono condivise su una lavagna digitale come Miro, in modo che chi partecipa da remoto in uno o più momenti successivi possa contribuire nella stessa modalità allo stesso contenitore. Come detto sopra, sono i casi dove si accetta di perdere la dimensione di incontro diretto tra tutti i partecipanti mantenendo però un output collettivo ben delineato.

Il punto di forza di questa configurazione è duplice: da un lato lo staff di progetto può essere ridotto, non essendo gravato dalla gestione degli strumenti di videoconferenza; dall’altro lato vi è un’immediata sintesi dei risultati, senza che sia necessario lavorare sull’integrazione di diverse forme di contributo dei partecipanti. In alcuni casi questa forma di partecipazione permette addirittura che ciascun partecipante produca i suoi contributi in autonomia quando lo desidera, nei tempi stabiliti dal percorso. Naturalmente non si potrà utilizzare questa modalità nei casi in cui è nevralgico ottenere un risultato condiviso, che sia il frutto del confronto diretto e della formazione di uno o più punti di vista comuni.

Ricapitolando

Sono possibili attività svolte in forma sincrona online e offline: le attività vengono proposte in contemporanea sia alle persone fisicamente presenti sia alle persone collegate online, la regia e il coinvolgimento non sono agevoli, servono spazi e tecnologie adeguate. Sono possibili attività in contemporanea svolte in modo separato: le attività vengono proposte contemporaneamente con modalità offline e online in tutto o in parte distinte. Si tratta di curare momenti che restituiscano il senso di un’unica attività che viene condotta in forme separate per le finalità di coinvolgimento, in ragione di elementi di contesto e di connessioni tecnologiche non ottimali. Sono possibili attività svolte in sequenza prevedendo prima momenti in presenza e poi momenti online (o viceversa) con l’obiettivo di calibrare le modalità, investire le energie animative, pur assicurando informazione reciproca, in particolare attraverso la condivisione di brevi filmati e la restituzione dei risultati delle sessioni di lavoro svolte. Sono infine possibili attività asincrone che utilizzano un setting condiviso: consentono di armonizzare le diverse disponibilità dei partecipanti e lavorare allo stesso tempo su un prodotto condiviso.

Accorgimenti operativi

L’organizzazione di eventi ibridi nei prossimi mesi si farà serrata e il confronto con la realtà determinerà innumerevoli apprendimenti. Sulla scorta delle riflessioni che abbiamo sviluppato ci sembra di individuare alcune accortezze da considerare per ridurre il rischio che eventi, formazioni, incontri di confronto, attività di consulenza gestiti con modalità ibride possano rivelarsi solo parzialmente soddisfacenti.

• Progettazione. Si tratta di riservare un tempo alla prefigurazione di come gestire modalità più complesse, di immaginare le interazioni fra le variabili in gioco, di prepararsi a situazioni relativamente poco controllabili. Il lancio di iniziative ibride comporta una rinnovata attenzione alle modalità di progettazione.
• Figure di raccordo. Le esperienze che abbiamo richiamato, e altre che ci hanno coinvolto, indicano l’esigenza di disporre di figure di raccordo. Lavorare in forma ibrida comporta attivare figure di facilitazione sia per le attività online sia per le attività in presenza e predisporre modalità di raccordo fra i diversi setting operativi.
• Ingaggio e informazioni. Vale in tutti i contesti ma è a maggior ragione vero per lo sviluppo di situazioni ibride: un ruolo fondamentale per la buona riuscita è giocato dalle operazioni di ingaggio, dalla condivisione delle giuste informazioni preparatorie, dall’assicurarsi che queste informazioni siano correttamente recepite e interpretate. Le persone invitate dovranno essere in grado di prefigurare con precisione la situazione in cui si troveranno, il tipo di attività che gli verrà richiesta, la strumentazione di cui dovranno dotarsi per partecipare in maniera efficace e non affaticante.
• Doppia conduzione. La convivenza di persone al lavoro in presenza e in remoto può essere sensibilmente agevolata se ognuno dei due gruppi può contare sulla presenza di una figura facilitatrice dedicata. In questo modo sarà più facile coordinare il lavoro, gestire i turni di parola, garantire a tutte le persone presenti spazio di espressione e valorizzazione riducendo al contempo la confusione e i rischi di sovrapposizione.
• Strumentazione tecnologica. Fondamentale, infine, è l’allestimento degli spazi di lavoro con una strumentazione adeguata, che permetta a tutte le persone coinvolte di partecipare in modo simmetrico, senza sovrapposizioni o vuoti comunicativi.

Eventi, iniziative, attività ibride possono essere una risposta interessante sia nella fase di transizione in uscita dall’emergenza sanitaria, sia come prospettiva per estendere le possibilità di partecipazione e di coinvolgimento. Soluzioni da immaginare anche negli aspetti di regia per non correre il rischio di proporre attività scombinate e offrire invece esperienze interessanti e arricchenti per tutte le persone coinvolte.

Questo contributo è parte del Focus tematico Collaborare e partecipare, che presenta idee, esperienze e proposte per riflettere sui temi della collaborazione e della partecipazione per facilitare cooperazione e coinvolgimento. Curato da Pares, il focus è aperto a policy maker, community maker, agenti di sviluppo, imprenditori, attivisti e consulenti che vogliono condividere strumenti e apprendimenti, a partire da casi concreti. Qui sono consultabili tutti i contenuti del Focus.

Riferimenti

Cau M., Maino G. (2020), Guizzo, uno strumento per il brainstorming strutturato nei percorsi partecipati per il welfare, Secondo Welfare, 09 gennaio 2020.

Goffman E. (1963), Behavior in Public Places. Notes on the Social Organization of Gatherings, The Free Press, a division of Simon & Schuster.

Mihai A. (2021), Blended Learning in an organisational context: How to make the best of both worlds. Student reflections on Project-Based Learning, The Educationalist, 5th of July 2021.

1. Cau M., Maino G. (2020), Guizzo, uno strumento per il brainstorming strutturato nei percorsi partecipati per il welfare, Secondo Welfare, 09 gennaio 2020.
2. Goffman E. (1963), Behavior in Public Places. Notes on the Social Organization of Gatherings, The Free Press, a division of Simon & Schuster.