Smart working nella Pubblica Amministrazione: conosciamo il progetto VeLA

Da tempo la Pubblica Amministrazione sta cercando di adeguarsi per permettere la sperimentazione e la successiva messa a regime di percorsi di lavoro agile per i propri dipendenti. I dati pubblicati nell’ottobre del 2018 dall’Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano (ne abbiamo parlato qui) ci dicono che la macchina è avviata, ma la strada da fare è ancora molta. Secondo i dati del Politenico solo l’8% degli enti pubblici ha avviato nel 2018 progetti strutturati di smart working (in crescita rispetto al 5% del 2017) e un 1% lo ha fatto in modo informale. Tuttavia nel 36% dei casi lo smart working nelle Pubbliche Amministrazioni è completamente assente e il 7% non è nemmeno interessata alla questione. Non possiamo dire che il bilancio sia particoalrmente ad oggi positivo, ma grazie a un quadro legislativo favorevole la direzione sembra quella giuta, anche grazie a progetti ad hoc come VeLa.

Il quadro legislativo di riferimento

In Italia è la legge 81/2017 – Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato – ad aver regolamento per la prima volta lo smart working. Il Capo II afferma che l’intento del provvedimento è quello di “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”, promuovendo il lavoro agile “quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli, obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro”.

Il testo definisce inoltre le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa che deve essere svolta “in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”. La normativaprevede anche che sia onere del datore di lavoro garantire la salute e la sicurezza del lavoratore agile e che il lavoratore abbia “diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali”.

Progetto Vela: un’esperienza di rinnovamento della PA

In linea con la normativa nazionale e con le indicazioni del Parlamento europeo, il Progetto VeLA (acronimo di Veloce Leggero Agile) è orientato alla diffusione di modalità di lavoro agile partendo da una buona pratica frutto confronto tra esperienze esistenti e tra amministrazioni. VeLA – finanziato dal PON governance e capacità istituzionale 2014-2020 nell’ambito del primo avviso per il finanziamento di interventi volti al trasferimento, all’evoluzione e alla diffusione di buone pratiche attraverso Open Community PA 2020 – si è proposto di produrre un "kit di riuso" da rendere disponibile ad altre Amministrazioni interessate ad introdurre lo smart working. 

Il progetto è iniziato a maggio 2018 e si è concluso poche settimane fa, a giugno 2019. Durante i 14 mesi di attività i 9 enti partner  – Regione Emilia-Romagna (ente capofila), Regione Lazio, Regione Piemonte, Regione Veneto, Regione Friuli Venezia Giulia, Città Metropolitana e Comune di Bologna, UTI delle Valli e delle Dolomiti Friulane – hanno collaborato nella ideazione e sperimentazione del kit. Nel concreto di sono formati 9 Leading Group per un totale di 80 persone coinvolte, 7 gruppi di lavoro sui temi del kit di riuso, 1 comitato scientifico che ha guidato e validato le attività di progetto. Diverse sono state poi le attività di formazione, comunicazione, promozione e coinvolgimento in eventi tematici di Dirigenti e membri dei Leading Group. Questa esperienza ha dato vita ad una vera e propria community, il cui obiettivo è quello di espandersi includendo nuove amministrazioni che manifesteranno interesse nell’utilizzo del kit.

Il kit di riuso

Il kit di VeLa, disponibile dal 31 luglio 2019 e scaricabile qui, contiene strumenti utili alla realizzazione delle fasi di preparazione, introduzione e monitoraggio dello smart working ed è utilizzabile da parte delle Amministrazioni Pubbliche interessate a implementare un progetto di lavoro agile. Nello specifico il kit si compone di 7 parti.

Comunicazione 
Il kit di riuso riporta le “Linee guida per la comunicazione di un progetto di smart working” che contengono indicazioni utili, strumenti e proposte di attività per: 

• progettare la Strategia di Comunicazione e definire un Piano di Comunicazione; 
• indicazioni e strumenti per le attività di Comunicazione Interna; 
• indicazioni e strumenti per le attività di Comunicazione Esterna; 
• un esempio di campagna di comunicazione integrata e rivolta a target di dipendenti e dirigenti pubblici e alla collettività

Formazione
Il kit di riuso propone un approccio formativo basato sull’e-learning, centrato sulla progettazione, realizzazione e distribuzione di: 

• 10 video-lezioni della durata massima di 30 minuti, finalizzate ad approfondire il contesto normativo, l’approccio e l’applicazione dello smart working nel settore pubblico; 
• 8 video-pillole della durata di massimo 5 minuti finalizzate ad affrontare gli aspetti pratici e operativi e a rafforzare le soft skills per lavorare in modo smart.

• un cruscotto di riferimento contenente criteri quantitativi e qualitativi per il monitoraggio e la valutazione della sperimentazione di smart working; 
• quattro tracce di survey di valutazione da erogare per monitorare l’andamento nelle diverse fasi del percorso progettuale; 
• un file di calcolo che consenta a ciascuna amministrazione di elaborare più facilmente gli indicatori sintetici di andamento del progetto sulla base del sistema di monitoraggio impostato; 
• una guida all’utilizzo del file di calcolo.

• indicazioni sull’individuazione dei criteri di riprogettazione degli spazi, dal glossario dei termini alla misurazione degli spazi e degli edifici oltre che i principi generali di pianificazione; 
• tipi differenti di work setting direttamente utilizzabili da enti di diversa natura.

• Must: livello minimo, senza il quale non si ritiene si possano avviare efficacemente iniziative di smart working; 
• Should: livello auspicabile che permetterebbe una gestione migliore; 
• Could: livello che garantirebbe il massimo di efficacia.

• una Checklist di avvio e gestione del processo di smart working;
• una Case History sulla gestione di gruppi di lavoratori smart.

• Schema di Disciplina: framework che definisce i principi generali e il regolamento della nuova modalità di lavoro;
• Schema di Accordo Individuale: documento che deve essere obbligatoriamente redatto in forma scritta, firmato dalle parti e comunicato sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.