Collaborare con OPERA: guida alla metodologia per la conduzione efficace di gruppi di lavoro

In Pares facciamo uso regolare di una tecnica chiamata “OPERA” come strumento per condurre e accompagnare gruppi di lavoro promuovendo la partecipazione, la collaborazione e il confronto.

OPERA è un acronimo che sta per “Opinioni personali, Pensieri di coppia o di gruppo, Esposizione, Rilevanza e Aggregazione”¹. Si tratta di una tecnica sviluppata da Innotiimi-icg, una società di consulenza europea specializzata nell’innovazione organizzativa nelle imprese private, sociali e nelle istituzioni pubbliche.

Nel corso degli anni abbiamo utilizzato OPERA in decine di laboratori, percorsi di scrittura collaborativa e di accompagnamento di gruppi di lavoro. Abbiamo scritto articoli sull’argomento, compilato report descrivendo la tecnica, Graziano Maino e Marco Cau ne hanno trattato nel libro “Progettare in partnership”² e, più recentemente, anche Elisa Frangi ha proposto una riflessione sull’uso di OPERA. Oggi riteniamo opportuno ricapitolare le riflessioni più recenti su questo strumento e gli apprendimenti acquisiti nel corso del tempo.

Cinque più una fasi di lavoro

OPERA favorisce il lavoro di gruppo in cinque fasi, con l’obiettivo di facilitare la riflessione individuale e il confronto su un tema o una questione concordata, per giungere infine alla scrittura di un testo collettivo. Può essere paragonata a un focus group nel suo invito a concentrarsi su una questione specifica, ma offre ulteriori vantaggi: ci piace definirla una tecnica di brainstorming strutturato, perché aiuta sia a generare idee numerose e varie intorno a una questione centrale, sia a costruire l’infrastruttura sulla quale si possono innestare molteplici sviluppi.

Le cinque fasi di OPERA sono rappresentate dalle lettere che compongono la parola stessa, e sono precedute da una fase preliminare che si concentra sulla definizione della questione centrale su cui si focalizzeranno le fasi successive. Questa “fase zero” è a sua volta il punto di arrivo di riflessioni e scambi precedenti. Il ruolo del facilitatore può essere fondamentale anche in questa fase iniziale: non solo guida il gruppo nell’applicazione dello strumento, ma accompagna anche nell’identificazione e nella messa a fuoco della domanda, interagendo con il committente, con i membri del gruppo o le organizzazioni coinvolte al fine di ottenere un’idea chiara delle questioni che riguardano il gruppo di lavoro. Questo processo preliminare è essenziale per garantire che le successive fasi di OPERA siano ben indirizzate e mirate a lavorare insieme in modo efficace.

Una volta stabilita la domanda a cui si intende rispondere, il percorso inizia con la fase delle Opinioni personali, in cui ogni partecipante riflette sulle proprie esperienze e offre possibili risposte alla domanda. Successivamente, si passa alla fase dei Pensieri di coppia o di gruppo, in cui le proposte vengono discusse e sintetizzate insieme, creando nuove idee. La fase successiva è l’Esposizione, in cui il gruppo condivide e integra i contributi scritti. Segue poi la fase della Rilevanza, in cui ogni coppia può votare le idee assegnando  loro un grado di importanza. Infine, si arriva all’Aggregazione, in cui le idee che hanno ricevuto più consenso diventano “teste di serie” e facilitano l’aggregazione di tutte le altre proposte.

Come usare OPERA

Gli ingredienti

Per sviluppare la tecnica, è necessaria la presenza di una figura guida che faciliti il progresso da una fase all’altra. Il facilitatore avrà il compito di gestire i tempi, dare la parola ai partecipanti, e imprimere il giusto ritmo al lavoro, assicurando che le consegne e le modalità operative siano rispettate.

Inoltre è importante allestire un ambiente di lavoro spazioso e confortevole, fornendo una parete dove esporre le diverse elaborazioni individuali o di gruppo. Con un po’ di creatività e adattamento, è possibile trasformare qualsiasi ambiente in uno spazio accogliente e funzionale. La tecnica è altamente versatile e può essere adattata alle diverse esigenze di spazio, permettendo di sfruttare al meglio le risorse disponibili.

Infine, è necessario disporre di fogli A4 (anche riciclare dei fogli già stampati scrivendo sul retro va benissimo). In alternativa, se si lavora in un gruppo più piccolo, si possono utilizzare i post-it. Inoltre, saranno utili pennarelli con punta grossa per scrivere in caratteri grandi e ben visibili. Per rendere i fogli A4 simili a post-it di dimensioni più grandi, si può utilizzare del nastro adesivo di carta per attaccarli alle pareti o ad altre superfici disponibili. In questo modo, si avranno fogli di grandi dimensioni su cui è possibile scrivere in modo chiaro e visibile.

Le fasi di lavoro

OPERA è efficace quando si lavora con piccoli gruppi e dà i migliori risultati quando partecipano venti-trenta persone. Non sono mancate però le occasioni in cui abbiamo utilizzato la tecnica in gruppi molto più numerosi (anche un centinaio di partecipanti).

In questo caso, la fase di esposizione e quella di aggregazione possono allungarsi notevolmente fino a diventare un po’ tediose. Per accorciare i tempi, i pensieri possono essere condivisi in piccoli gruppi anziché in coppia; nel passaggio tra la fase 2 e la fase 3, quando i diversi cartelli vengono appesi alla parete, il facilitatore può iniziare ad aggregare i cartelli simili e avvicinare quelli che appartengono allo stesso nucleo concettuale, prefigurando – senza però determinarli – alcuni filoni.

Il facilitatore può inoltre sostituirsi ai partecipanti nella lettura dei singoli cartelli e, quando opportuno, invitare gli autori a fornire chiarimenti o spiegazioni. Superata la soglia delle trenta persone, è consigliabile che i facilitatori siano almeno due per gestire il grande numero di cartelli prodotti, per circolare tra i gruppi durante la fase 2 (pensieri di coppia o di gruppo) e chiarire eventuali dubbi, e per dare un cambio di voce durante la lettura dei cartelli.

I vantaggi di OPERA

Aiuta a mantenere la concentrazione senza perdere contributi preziosi

Una delle principali ragioni per cui OPERA è un metodo efficace è il suo utilizzo di tempi ristretti mantenendo la discussione concentrata e focalizzata. Inoltre, niente viene scartato durante il processo:anche i contributi senza voti vengono aggregati nei vari filoni, riflettendo la complessità di ciascun tema e arricchendo così il risultato finale.

È adattabile a molteplici situazioni

OPERA è uno strumento estremamente versatile che può essere adattato a diverse situazioni e scopi. Può essere utilizzato per avviare un lavoro di gruppo, fornendo una struttura per identificare e articolare il tema e le questioni su cui lavorare. Può essere impiegato per affrontare un problema specifico, raccogliendo idee e contributi da diverse persone coinvolte. Può essere utilizzato anche per prendere decisioni su quali azioni intraprendere per raggiungere un obiettivo prestabilito. L’applicazione pratica di OPERA può avvenire in diversi contesti, come riunioni d’équipe, laboratori di progettazione partecipata, progetti di ricerca, persino nelle scuole. La metodologia può essere adattata alle esigenze specifiche del gruppo e del tema in discussione.

Stimola la partecipazione

Grazie alla sua struttura chiara e alle fasi ben definite, OPERA favorisce la partecipazione attiva di tutti i membri del gruppo, garantendo un’ampia condivisione di idee e prospettive. Uno dei vantaggi distintivi di OPERA è infatti il suo passaggio da un contributo individuale,  al confronto in piccoli gruppi, alla discussione in plenaria. Questa transizione consente di superare eventuali timidezze o incertezze, creando uno spazio di lavoro collettivo: quando ogni partecipante ha l’opportunità di esprimere le proprie idee e prospettive, si superano le barriere individuali e si favorisce la costruzione di un gruppo di lavoro coeso e collaborativo. OPERA incoraggia l’interazione, la condivisione delle conoscenze e la costruzione di relazioni tra i membri del gruppo, permettendo di raggiungere risultati più ricchi e significativi rispetto a un approccio puramente individuale, o a uno puramente di gruppo in cui le voci più forti tendono spesso a prevalere.

Avvia una riflessione critica

OPERA può essere lo spunto per avviare una riflessione critica e approfondita. Le diverse fasi del processo consentono ai partecipanti di esplorare l’argomento di interesse o analizzare un problema da diverse prospettive. Ciò porta a una maggiore comprensione del problema o della sfida affrontata e può stimolare l’innovazione nella ricerca di soluzioni.

Attiva il processo di scrittura collettiva

Quando l’obiettivo è far emergere e rendere visibile il pensiero di un gruppo attraverso la scrittura, OPERA va a supporto dell’impegno di ciascuno di esprimersi. Consente di mettere a fuoco la questione centrale e di prendere degli appunti collettivi, guida e supporta il confronto, accoglie voci diverse, sia più forti che meno esperte, e le mescola riformulando e sintetizzando. Il risultato finale può essere, a tutti gli effetti, un primo indice di un elaborato di scrittura collettiva.

Accompagna riflessioni intermedie

OPERA può essere impiegata anche per realizzare una riflessione intermedia all’interno di un percorso più ampio. Consente di fare il punto sulla direzione presa mettendo in luce possibili correzioni o miglioramenti nel processo di progettazione o di lavoro collaborativo.  Con la giusta domanda di partenza, e attraverso le sue fasi strutturate, OPERA offre l’opportunità di esaminare e analizzare i risultati ottenuti finora, stimolando una riflessione condivisa e mettendo in evidenza eventuali aspetti che richiedono un’attenzione particolare. In questo modo, l’applicazione di OPERA dà la possibilità di apportare modifiche mirate all’esperienza in corso, assicurando un’evoluzione e un adattamento coerenti alle necessità e alle sfide emerse lungo il cammino.

Aiuta a fare sintesi

Un altro modo in cui OPERA può essere utilizzata è per creare una sintesi dopo un percorso di lavoro condiviso. In questo caso, si tratta di ripercorrere l’esperienza per estrarre idee, rivalutare dubbi e consolidare gli apprendimenti.  L’uso della scrittura collettiva nel processo di aggregazione delle idee consente di creare un documento finale che rappresenti il contributo di tutti i partecipanti e che può essere rivisitato, corretto, approfondito, condiviso con i partecipanti e con i loro contesti organizzativi di appartenenza.

Funziona sia in presenza, sia da remoto

Grazie alla sua flessibilità, la metodologia OPERA può essere adattata agli strumenti digitali utilizzati per le riunioni remote. Nel contesto virtuale, l’utilizzo di piattaforme VOIP come Zoom congiuntamente a lavagne digitali come Miro consente ai partecipanti di alternare il lavoro in gruppi (in apposite stanze virtuali) a quello in plenaria, annotando simultaneamente le riflessioni condivise nel medesimo spazio di lavoro online. Sono tuttavia necessari alcuni accorgimenti:

• È sempre meglio avere almeno due persone che condividono il ruolo di facilitazione, così che ci sia sempre almeno una persona presente e attenta al gruppo, mentre l’altra risolve eventuali problemi tecnici o fornisce supporto ai partecipanti.
• È consigliabile preparare e condividere un programma dettagliato dell’incontro che aiuti facilitatori e partecipanti a stare nei tempi e a non dimenticarsi parti importanti del processo.
• È utile iniziare ogni incontro con un breve ripasso delle funzionalità delle piattaforme utilizzate, stabilendo le regole del gioco (per esempio, disattivare il microfono quando non si sta parlando; tenere la telecamera accesa oppure spenta) e lasciando spazio alle domande. Ciò favorisce una partecipazione più equa anche per i meno esperti.
• Specialmente per gruppi numerosi, è consigliabile configurare in anticipo le stanze in cui si riuniranno i gruppi di lavoro. La configurazione delle stanze può richiedere un po’ di tempo, ma se ci sono due facilitatori, uno può accogliere i partecipanti mentre l’altro prepara le stanze.

Interattività e partecipazione negli eventi online

Alcune considerazioni su OPERA

La qualità della facilitazione

Nell’utilizzo di OPERA, la qualità della facilitazione assume un ruolo determinante. Il facilitatore guida il gruppo attraverso le diverse fasi di OPERA, assicura il rispetto dei tempi di lavoro, reindirizza eventuali divagazioni senza inibire i partecipanti, e favorisce una partecipazione attiva e costruttiva da parte di tutti i membri. La presenza di un facilitatore o facilitatrice competenti e preparati consente di creare un ambiente accogliente, inclusivo e rispettoso, in cui i partecipanti si sentono incoraggiati a esprimere le proprie idee, ascoltare gli altri e collaborare efficacemente. La facilitazione esperta implica la capacità di gestire le dinamiche di gruppo, stimolare il dialogo, incoraggiare il pensiero critico e creativo, mantenere la linea di conduzione basata sulla tecnica e saper adattare la metodologia di OPERA alle specifiche esigenze e contesti.

L’importanza del setting

Per la buona riuscita di OPERA è fondamentale la cura del setting, cioè dell’insieme di elementi che configurano e rendono possibile l’attività di confronto e partecipazione. Il setting offre supporto alla riflessione, al dialogo e all’elaborazione attivati da OPERA. Fanno parte del setting gli spazi, il loro arredamento, l’allestimento e l’illuminazione, la prefigurazione dei tempi operativi, e i materiali utilizzati.

Setting nella facilitazione e nella partecipazione

Per quanto riguarda gli spazi, fondamentale è la disponibilità di pareti libere su cui appendere i fogli; servono inoltre sedie comode e spostabili per raccogliersi e discutere, ed eventualmente tavoli da usare come supporto per la scrittura. Si possono anche prendere accordi su come usare altri spazi a disposizione (salette attigue, spazi all’aperto, i tavolini del bar di fronte…), specialmente se la sala principale è piccola o se il suono rimbomba: i pensieri di coppia/in gruppo, altrimenti, rischiano di generare molto rumore e rendere la condivisione frastornante per i partecipanti.

Per quanto riguarda i materiali, come già detto, OPERA non è molto esigente: bastano una risma di fogli A4, nastro adesivo e un numero sufficiente di pennarelli a punta grossa neri (per scrivere i cartelli) e rossi (per segnare delle “X” ben distinguibili durante la fase del voto).

L’importanza della restituzione

Un aspetto altrettanto importante è la cura della restituzione del lavoro svolto. Restituire implica valorizzare ciò che è emerso durante il processo e assicurarsi che non venga disperso. La restituzione può comportare un passo avanti, consentendo di riconsiderare i contributi e trovare nuovi collegamenti e possibili integrazioni. Inoltre, può fornire indicazioni su come proseguire il lavoro. È spesso compito dei facilitatori organizzare e redigere un documento di restituzione da rivedere e approfondire con il gruppo. Insieme se ne potrà curare la revisione, la formattazione, l’illustrazione e la pubblicazione o diffusione online. In questo modo, si dà la possibilità alla scrittura collettiva di avere un impatto duraturo e condiviso.

Risultati tangibili: report, canvas, manifesti, opuscoli…

OPERA può generare diversi prodotti che variano in lunghezza, formato e presentazione. Possono essere scritture verticali quali canvas e manifesti che riassumono le idee e  le conclusioni raggiunte durante il processo;  queste possono essere impaginate e illustrate in maniera accattivante e successivamente appese in uffici o luoghi pubblici. Opportunamente elaborate, le scritture prodotte con OPERA possono essere lunghe come un articolo, dettagliate e articolate, e offrire una visione più approfondita delle questioni discusse; si prestano alla pubblicazione a stampa o sul web. D’altra parte, possono essere anche scritture brevi e concise: un indice che prefigura approfondimenti successivi, un opuscolo da distribuire che fornisce una panoramica dei punti salienti emersi durante l’incontro, e così via. Le idee emerse durante OPERA possono essere combinate con altre forme di scrittura collaborativa,arricchendo ulteriormente il risultato finale. In questo modo, OPERA offre la flessibilità necessaria per creare una varietà di scritture che rispondano alle esigenze specifiche del gruppo e del contesto.

1. Nell’originale inglese, “Own suggestions, Pair suggestions, Explanation, Ranking, Arranging”.
2. Cau M., Maino G. (a cura di), Progettare in partnership. Idee e strumenti per collaborazioni cross-sector tra organizzazioni non profit, imprese, enti pubblici e gruppi informali di cittadini, Maggioli 2017.